Přesčasy a náhradní volno patří k tomu, co se v malých firmách nejčastěji řeší „nějak“. Někdo zůstane déle, vedoucí to slíbí vrátit volnem, za dva měsíce už nikdo neví, kolik hodin zbývá, a mzdová účetní dostane podklady, ze kterých nejde poznat, co je přesčas a co jen delší den. Přitom zákoník práce má pro práci přesčas poměrně jasná pravidla. Projdeme, co je a co není přesčas, jaké platí limity, kdy patří příplatek a kdy náhradní volno a jak vést fond náhradního volna, aby seděl se mzdami. Vycházíme ze znění zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.) platného k říjnu 2026.
Co je práce přesčas
Podle § 78 odst. 1 písm. i) zákoníku práce je prací přesčas práce, kterou zaměstnanec koná na příkaz zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem nad stanovenou týdenní pracovní dobu a mimo rozvrh pracovních směn. Stanovená týdenní pracovní doba činí 40 hodin, u dvousměnného režimu 38,75 hodiny a u vícesměnného a nepřetržitého režimu 37,5 hodiny (§ 79). Z definice plynou tři důležité věci:
- Příkaz nebo souhlas. Přesčas vzniká, když ho zaměstnavatel nařídí nebo s ním souhlasí. Proto je dobré mít jasně určeno, kdo smí přesčas schválit.
- Napracování volna není přesčas. Pokud si zaměstnanec napracovává volno, které mu zaměstnavatel poskytl na jeho žádost, o přesčas nejde.
- Zkrácený úvazek. U zaměstnanců s kratší pracovní dobou je přesčasem až práce nad stanovenou týdenní pracovní dobu, tedy obvykle nad 40 hodin. Hodiny mezi sjednaným úvazkem a 40 hodinami přesčasem nejsou. Kratšímu úvazku navíc přesčas nařídit nelze.
Zákon také říká, že práci přesčas je možné konat jen výjimečně (§ 93 odst. 1). Pravidelné přesčasy každý týden jsou spíš signál, že nesedí rozvrh směn nebo počet lidí.
Limit přesčasů podle § 93
| Druh přesčasu | Limit |
|---|---|
| Nařízený (jen z vážných provozních důvodů) | nejvýše 8 hodin v jednotlivých týdnech a 150 hodin za kalendářní rok |
| Dohodnutý se zaměstnancem | nad rámec nařízeného jen na základě dohody |
| Celkový rozsah (nařízený i dohodnutý) | v průměru nejvýše 8 hodin týdně za vyrovnávací období nejvýše 26 týdnů, kolektivní smlouva ho může prodloužit až na 52 týdnů |
Průměr 8 hodin týdně znamená v praxi strop zhruba 416 hodin přesčasu za rok (8 × 52). Do tohoto průměru se podle § 93 odst. 5 nezapočítává přesčas, za který zaměstnanec dostal náhradní volno. Vedle limitů přesčasu dál platí i ostatní pravidla: směna nejvýše 12 hodin (§ 83), přestávka nejdéle po 6 hodinách práce (§ 88) a denní odpočinek alespoň 11 hodin (§ 90, s výjimkami).
Příplatek za přesčas, nebo náhradní volno
Odměňování přesčasu upravuje § 114 zákoníku práce. Za přesčas zaměstnanci vždy patří mzda, na kterou mu za tuto dobu vzniklo právo (zákon ji nazývá dosažená mzda). K ní pak buď:
Příplatek
Náhradní volno
Náhradní volno za přesčas je potřeba poskytnout do 3 kalendářních měsíců po výkonu práce přesčas, nebo v jiné dohodnuté době. Pokud to zaměstnavatel nestihne, vzniká zaměstnanci k dosažené mzdě nárok na příplatek (§ 114 odst. 2). Náhradní volno tedy nahrazuje jen příplatek, nikdy mzdu za samotné odpracované hodiny.
Výjimkou je mzda sjednaná už s přihlédnutím k případné práci přesčas (§ 114 odst. 3). Pak za přesčas v tomto rozsahu nepatří ani dosažená mzda, ani příplatek, ani náhradní volno. Rozsah přesčasu musí být v dohodě uvedený a může činit nejvýše 150 hodin za kalendářní rok, u vedoucích zaměstnanců až celkový rozsah přesčasu podle § 93 odst. 4. U zaměstnanců odměňovaných platem (státní a veřejná sféra) platí odlišná úprava v § 127.
Příklad výpočtu přesčasu
Situace: Petr má plný úvazek 40 hodin, rozvrh směn po–pá 6:00–14:30 (8 hodin práce a 30 minut přestávka). Hodinová mzda je 240 Kč a pro zjednodušení počítáme i průměrný hodinový výdělek 240 Kč. V jednom týdnu na pokyn vedoucího zůstal v úterý do 16:30 a ve čtvrtek do 17:00.
| Den | Odpracováno | Z toho přesčas |
|---|---|---|
| Pondělí | 8 h | 0 h |
| Úterý | 10 h | 2 h |
| Středa | 8 h | 0 h |
| Čtvrtek | 10,5 h | 2,5 h |
| Pátek | 8 h | 0 h |
| Týden | 44,5 h | 4,5 h |
- Varianta A – příplatek: dosažená mzda 4,5 × 240 = 1 080 Kč a příplatek nejméně 25 %, tedy 4,5 × 60 = 270 Kč. Celkem 1 350 Kč navíc.
- Varianta B – náhradní volno: dosažená mzda 1 080 Kč a 4,5 hodiny volna, které mu zaměstnavatel musí poskytnout do 3 kalendářních měsíců po výkonu přesčasu. Pokud ho neposkytne, doplatí se příplatek 270 Kč.
Limit: 4,5 hodiny týdně je v pořádku. Pokud by se ale takový týden opakoval celý rok, vyjde zhruba 230 hodin. To je víc než 150 hodin nařízeného přesčasu, takže zbytek už musí být dohodnutý se zaměstnancem.
Jak vést fond náhradního volna
Fond náhradního volna je jednoduše přehled, kolik hodin přesčasu má zaměstnanec „uložených“ k vyčerpání místo příplatku. Aby k němu nebyly spory, měl by obsahovat:
- Dohodu. Písemnou dohodu se zaměstnancem, že přesčas proplácíte volnem místo příplatku, případně i jinou dobu čerpání než 3 měsíce.
- Připsané hodiny s datem. Ke kterému měsíci přesčas patří. Od data se počítá lhůta pro čerpání.
- Čerpání. Každé vybrané náhradní volno se dnem a počtem hodin.
- Zůstatek. Aktuální stav, který vidí zaměstnanec i mzdová účetní.
- Opravy s důvodem. Ruční úpravy zůstatku vždy s poznámkou, proč a kdo je udělal. Starý stav nepřepisujte.
Nejčastější chyby v mzdových podkladech
- Saldo místo přesčasu. Měsíční saldo hodin (odpracováno minus fond) není totéž co přesčas. Když někdo jeden den pracuje 10 hodin a jiný den 6, saldo je nula, ale právně mohl vzniknout přesčas i neodpracovaná doba. Saldo je dobrý ukazatel, přesčas ale vždy posuďte proti rozvrhu směn.
- Přesčas u zkráceného úvazku. Hodiny nad sjednaný kratší úvazek do 40 hodin týdně přesčasem nejsou a příplatek za přesčas k nim nepatří.
- Náhradní volno bez dohody. Zaměstnavatel nemůže sám rozhodnout, že přesčas vrátí volnem.
- Prošlá lhůta. Náhradní volno neposkytnuté do 3 kalendářních měsíců po výkonu přesčasu (bez jinak dohodnuté doby) znamená povinnost doplatit příplatek.
- Dvojí započtení. Stejné hodiny proplacené s příplatkem a zároveň připsané do fondu náhradního volna.
- Paušál bez dohody. Mzda „včetně přesčasů“ funguje jen tehdy, když je v dohodě uvedený rozsah přesčasu a nepřekračuje 150 hodin ročně (u vedoucích celkový limit).
Většina těchto chyb vzniká ve chvíli, kdy se hodiny přepisují ručně z docházky do tabulky pro mzdy. Pokud docházku zatím vedete v tabulce, pomůže vám náš vzor evidence docházky v Excelu. Co všechno musí evidence přesčasu obsahovat, shrnuje článek evidence pracovní doby podle zákoníku práce.
Jak přesčasy a náhradní volno řeší Docházka.net
Docházka.net počítá u každého zaměstnance měsíční saldo: odpracované hodiny a placené absence proti fondu pracovní doby podle jeho úvazku a českých svátků. Při uzávěrce měsíce rozhodnete, kolik z kladného salda převedete do fondu náhradního volna. Převod je ruční, můžete převést jen část a zbytek nechat k proplacení. Fond je vedený jako přehled pohybů (převody, ruční korekce s povinným důvodem, čerpání), takže se nic nepřepisuje a zůstatek je vždy dohledatelný. Zaměstnanec si o náhradní volno požádá v aplikaci, vedoucí žádost schválí a zůstatek vidí oba.
Mzdový export pak obsahuje sloupec Přesčasy, který je kladné saldo měsíce po odečtení hodin převedených do fondu náhradního volna. Vedle něj jsou zvlášť hodiny náhradního volna, noční práce, práce o víkendu a ve svátek, z nichž účetní spočítá příplatky. Report souladu se zákoníkem práce navíc upozorní na týdny, kdy přesčas přesáhl 8 hodin. Roční limit 150 hodin nařízeného přesčasu, průměr 8 hodin týdně za vyrovnávací období a lhůtu 3 měsíců na čerpání náhradního volna zatím hlídejte sami. Jak systém další chyby zachytí dřív, než se dostanou do mezd, popisujeme v článku o automatické kontrole docházky.
Časté otázky
Článek popisuje stav právní úpravy k říjnu 2026 (zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů). Částky v příkladu jsou ilustrační. Jde o obecné informace, nikoli o právní ani mzdové poradenství. U konkrétní situace se obraťte na mzdovou účetní nebo advokáta.