Dokumentace

Začínáme

Správa uživatelů

Přidání nového uživatele

1. V menu Správa klikněte na Uživatelé
2. Klikněte na tlačítko Přidat uživatele
3. Vyplňte:
   • Jméno a příjmení
   • E-mail (zaměstnanec, který se do aplikace nepřihlašuje a e-mail nemá, zaškrtněte Zaměstnanec bez přihlášení (nemá e-mail) — jeho docházka přichází z Jablotronu nebo ji zapisuje administrátor; nelze u administrátora ani manažera)
   • V části Pokročilé případně uživatelské jméno a pole Jméno v Jablotronu (jméno pro párování e-mailů z alarmu; když ho nevyplníte, doplníme ho z jména a příjmení)
   • Pracovní hodiny za den (denní úvazek, výchozí 8) — podle něj se počítá fond pracovní doby a délka celodenní absence
4. Nechte zaškrtnutou pozvánku e-mailem — zaměstnanec dostane odkaz platný 7 dní a heslo si nastaví sám. Heslo můžete po odškrtnutí pozvánky zadat i ručně.
5. Zaškrtněte Administrátor, pokud má mít uživatel přístup ke správě
6. Klikněte na Vytvořit uživatele

Ve stejném formuláři — při založení i při pozdější úpravě zaměstnance — nastavíte také pracovní dny v týdnu, datum nástupu a výstupu, osobní číslo, roční nárok dovolené, fond sick days a skupinu.

Hromadný import zaměstnanců z Excelu

1. V menu Správa → Uživatelé klikněte na Import CSV
2. Klikněte na Stáhnout vzor (CSV pro Excel), otevřete ho v Excelu a doplňte zaměstnance. Povinné sloupce jsou jen Jméno a Příjmení; nepovinné jsou E-mail, Jméno v Jablotronu, Úvazek (hodin denně, výchozí 8), Datum nástupu (prázdné = dnes), Osobní číslo a Skupina (název existující skupiny, jinak výchozí skupina). Hlavičky mohou být česky i anglicky.
3. V Excelu uložte soubor jako CSV (oddělený středníkem) nebo CSV UTF-8 — kódování, diakritiku i oddělovač (středník nebo čárku) rozpoznáme sami. Soubor smí mít nejvýš 5 MB.
4. Zvolte, jak dostanou zaměstnanci přístup: Poslat pozvánku e-mailem, Vygenerovat hesla (po importu si stáhnete tabulku s hesly), nebo Zatím bez přístupu
5. Klikněte na Importovat zaměstnance

E-mail není povinný — zaměstnanec bez e-mailu se založí jako zaměstnanec bez přihlášení. Zaměstnance, kteří už ve firmě jsou (stejný e-mail nebo Jméno v Jablotronu, bez ohledu na velká a malá písmena), import přeskočí, takže ho můžete bezpečně spustit znovu. Import respektuje limit uživatelů vašeho plánu (ve zkušebním období 20). Práva administrátora a manažera nastavte raději ručně v kartě zaměstnance.

Evidence docházky

Způsoby evidence

Přijít a Odejít, noční směna

• Po kliknutí na Přijít nebo Odejít uvidíte potvrzení s časem zápisu.
• Noční směna přes půlnoc: Odejít po půlnoci funguje — systém najde otevřený příchod z předchozího dne. Za otevřený se bere příchod mladší než 13 hodin (nejdelší směna 12 h podle zákoníku práce + hodina rezervy); pokud máte v Nastavení firmy kratší Maximální délku noční směny, platí ta.
• Když zaměstnanec zapomene odejít a od příchodu uplyne víc než 13 hodin, může znovu kliknout na Přijít; chybějící odchod doplní administrátor nebo manažer s oprávněním (na dashboardu ho uvidí v kartě Dnes k vyřízení).
• Tlačítko Odejít zapíše běžný odchod. Lékaře, dovolenou a jiné volno zaměstnanec zadává přes Docházka → Absence → Nová žádost.
• Pokud stránka zůstala dlouho otevřená a vypršela platnost formuláře, nic se nezapíše — aplikace vás vrátí na dashboard s výzvou kliknout znovu.
• Online zápis lze konkrétnímu zaměstnanci vypnout v jeho kartě (Povolit online zápis docházky), například když docházku zapisuje jen alarm.

Zobrazení docházky

• Záznam událostí – chronologický přehled všech příchodů a odchodů
• Přehled směn – automaticky spárované příchody a odchody s vypočtenými hodinami
• Kalendář dle zaměstnance – měsíční přehled docházky jednoho zaměstnance
• Týmový kalendář – celý měsíc firmy na jedné obrazovce (pro administrátory a manažery)

Vše najdete v menu Docházka.

Reporty

V menu Reporty vygenerujete z nasbíraných dat tyto přehledy:

• Měsíční report uživatele – souhrn docházky jednoho zaměstnance za měsíc v PDF
• Firemní přehled – souhrn za celou firmu za vybraný měsíc
• Hromadné reporty (ZIP) – měsíční report pro každého zaměstnance v jednom archivu
• Mzdový export – univerzální CSV pro mzdovou účetní
• Soulad se zákoníkem práce – kontrola přestávek, denních a týdenních limitů, přesčasů a odpočinku mezi směnami za zvolený měsíc

Manažer v Reportech vidí jen zaměstnance ze svých skupin, u kterých má oprávnění Generovat reporty. Administrátor najde v menu Docházka → Uzávěrka měsíce uzamčení období, převod přesčasů a mzdové podklady na jednom místě — docházku v uzavřeném období už nelze měnit.

E-mailová automatizace

Docházkové e-maily (např. z alarmu) lze zpracovávat dvěma způsoby. Doporučená a dnes funkční cesta je vlastní IMAP schránka.

IMAP automatizace (vlastní schránka) ✅ funguje

Připojíte vlastní e-mailovou schránku, do které alarm posílá události. Funguje na jakémkoli plánu bez příplatku. Naše aplikace schránku kontroluje přibližně každých 5 minut (interní plánovač, není to garance v reálném čase).

1. V menu Správa → E-mailová automatizace
2. Vyplňte:
   • Server příchozí pošty (IMAP) — např. imap.seznam.cz nebo imap.gmail.com
   • Port — obvykle 993
   • E-mailová schránka — schránka, kam Jablotron posílá docházkové e-maily
   • Heslo — heslo ke schránce, u Gmailu heslo aplikace
3. Nechte zaškrtnuté Šifrované spojení SSL (doporučeno) — bez SSL (port 143) je nutné STARTTLS, nešifrované přihlášení není povoleno
4. Volitelně vyplňte Povolení odesílatelé docházkových e-mailů (adresu, ze které Jablotron odesílá) — e-maily od jiných odesílatelů se pak do docházky nezapíší
5. Zaškrtněte Zapnout automatické načítání docházkových e-mailů — bez něj se připojení jen ověří a uloží
6. Klikněte na Ověřit a uložit — aplikace se ke schránce zkusí připojit a případnou chybu vysvětlí i s radou (Seznam, Gmail, Microsoft 365)

Zpracujeme nepřečtené zprávy ve složce Doručená pošta a po zpracování je označíme jako přečtené; nic nemažeme. Proto pro docházku používejte samostatnou schránku a docházkové e-maily v ní ručně neotevírejte. Microsoft 365 / Outlook u většiny účtů přihlášení heslem přes IMAP už nepovoluje — v takovém případě použijte schránku u Seznamu nebo Gmailu.

Stav e-mailů, Načíst teď a nespárovaná jména

V menu Správa → Stav e-mailů (jen pro administrátora) uvidíte:

• Stav připojení — kdy se schránku naposledy podařilo načíst, nebo srozumitelnou chybu s radou, co s ní.
• Tlačítko Načíst teď — načte schránku hned, nemusíte čekat na další pravidelnou kontrolu (je vidět, jen když je automatické načítání zapnuté).
• Nespárovaná jména — jména, která poslal alarm, ale nenašli jsme k nim jednoznačně žádného aktivního zaměstnance. Jejich docházka se zatím nezapsala. Vyberte zaměstnance a klikněte na Přiřadit: zaměstnanci nastavíme „Jméno v Jablotronu" a uložené události zapíšeme (už zapsané se nezdvojí). Jméno, které nepatří zaměstnanci (např. servisní technik), skryjete tlačítkem Skrýt — jeho události se do docházky nezapíší. Počet nespárovaných jmen svítí i u menu Správa a v kartě Dnes k vyřízení.
• Neznámé segmenty — názvy segmentů, které neumíme přiřadit k žádnému typu záznamu.
• Poslední záznamy z e-mailů — posledních 20 záznamů docházky, které se z e-mailů zapsaly.

Spravovaná docházková schránka 🔜 připravujeme / pilotní režim

Spravovaná schránka má být doplněk, u kterého místo vlastní schránky nastavíte v alarmu přeposílání na adresu vase-firma@dochazka.net — bez zadávání IMAP přihlašovacích údajů.

Formát e-mailů

Systém automaticky rozpozná e-maily obsahující:

• Typ události podle názvu segmentu (Příchod, Odchod, případně Pauza, Lékař…)
• Datum a čas
• Jméno uživatele (musí odpovídat poli Jméno v Jablotronu)

Jablotron integrace

Pokud máte ve firmě Jablotron alarm, využijete ho jako docházkový terminál bez nákupu nového hardwaru. Většina systémů řady JABLOTRON 100 (JA-100/101/100K/101K) s GSM/LAN komunikátorem umí posílat e-mailové notifikace přímo. Starší systémy OASiS (JA-80/82/83) potřebují GSM komunikátor (např. JA-82Y, nebo starší JA-80Y).

Odchod s důvodem (Pauza, Lékař, Dovolená, Neplacené)

• Segment Pauza, Lékař, Dovolená nebo Neplacené zapíše odchod z práce s daným důvodem. Lékař a Dovolená se počítají jako placená doba, Pauza a Neplacené ne.
• Po návratu (z pauzy, od lékaře) stiskněte na klávesnici Příchod — doba mimo práci se započte od odchodu do příchodu.
• Dovolená a Neplacené z terminálu se ve výchozím nastavení nezapočtou hned: odchod se zapíše jako běžný a vznikne žádost ke schválení na zbytek dne (dovolená po půldnech). Schvalovatelům přijde e-mail. Rovnou schvalování lze zapnout v Správa → Nastavení firmy.
• Pauza bez návratu se nedopočítává — den zůstane neúplný a ukáže se mezi problémy k vyřízení.
• Když se zaměstnanec po odchodu k lékaři (nebo na dovolenou / neplacené volno v režimu „Rovnou schválit") ten den už nevrátí, aplikace tuto dobu dopočítá do jeho denního úvazku (počítá s odpracovanou dobou po odečtu přestávky i se schválenými absencemi zadanými v aplikaci). Dopočet skončí nejpozději dalším příchodem, i když je až po půlnoci.
• V den, který nepatří do pracovních dnů zaměstnance (podle úvazku, státní svátek, před nástupem nebo po výstupu), se nic nedopočítá.
• Pokud je absence na daný den už zadaná v aplikaci (např. půl dne dovolené), stiskněte na klávesnici běžný Odchod, ne Lékař ani Dovolenou — aby se volno nemohlo započítat dvakrát.

Doporučený postup (IMAP automatizace) ✅ funguje

1. MyJABLOTRON portál / aplikace — přihlaste se jako admin
2. Nastavení → Notifikace (v některých verzích Upozornění) → E-mail → Přidat příjemce — pojmenujte segmenty Příchod/Odchod a přidejte adresu, kam má alarm posílat jejich notifikace
3. Zadejte adresu vlastní schránky, kterou připojíte přes IMAP (např. alarm@vase-firma.cz)
4. V Docházka.net — Správa → E-mailová automatizace zadejte IMAP přihlašovací údaje té samé schránky, zaškrtněte automatické načítání a klikněte na Ověřit a uložit

Spravovaná schránka 🔜 připravujeme / pilotní režim

V budoucnu bude stačit přeposílat události na adresu vase-firma@dochazka.net bez vlastní IMAP schránky. Tato cesta je zatím v pilotním režimu a e-maily ještě nedoručuje. Zájemci napište na podpora@dochazka.net. Do té doby použijte IMAP automatizaci výše.

Otevřít kompletní průvodce

Mzdové exporty

Měsíční odpracované hodiny můžete exportovat ve formátu, který přímo importuje vaše mzdová účetní.

Univerzální CSV (pro mzdový systém i Excel)

UTF-8 BOM CSV s oddělovačem středník a samostatnými sloupci za měsíc: osobní číslo, jméno, příjmení, e-mail, hodiny celkem, odpracované hodiny, přesčas, práce o víkendu, ve svátek a v noci, dovolená, lékař, nemoc, sick day, náhradní volno, neplacené volno, svátky, pracovní dny, fond, saldo a zbývající dovolená. Sloupce si mzdová účetní namapuje při importu ve svém systému.

1. V Správa → Uživatelé doplňte osobní číslo každému zaměstnanci (musí se shodovat se mzdovým systémem)
2. V Reporty → Mzdový export stáhněte CSV za vybraný měsíc

• Mzdový systém: CSV načtěte importem s vlastním mapováním sloupců; přesný postup najdete v nápovědě svého mzdového systému
• Excel: soubor přímo otevřete — diakritika se zobrazí správně

Dovolená a schvalování

Roční nárok dovolené

Každý zaměstnanec má v Správa → Uživatelé → upravit pole Roční nárok dovolené (dnů) (výchozí hodnota 20 dnů; podle smlouvy může být víc, 0 znamená bez nároku).

Na detailu zaměstnance (Dashboard → kliknout na jméno) uvidíte kartu Dovolená s počtem zbývajících dnů a ukazatelem čerpání. Když zbývá málo dnů, karta se zbarví oranžově.

Postup schvalování

1. Zaměstnanec v menu Docházka → Absence → Nová žádost podá žádost (typ, datum, poznámka)
2. Manažer / admin v menu Docházka → Absence → Ke schválení vidí čekající žádosti spolu se zbývajícím nárokem dovolené
3. Do schválení je žádost vidět v týmovém kalendáři jako D? (přerušovaný rámeček) a v kalendáři zaměstnance u dne bez práce jako Dovolená (čeká); do hodin a salda se nezapočítá
4. Manažer klikne Schválit nebo Zamítnout (s poznámkou) — důvod zamítnutí zaměstnanec uvidí u své žádosti
5. Schválená dovolená se započítá do měsíčního reportu i do roční bilance

Administrátor a manažer mohou absenci zadat i přímo (Docházka → Absence → Přidat absenci, volba Schválit ihned). Manažer k tomu potřebuje oprávnění Editovat docházku ve skupině zaměstnance; bez oprávnění Schvalovat absence absence čeká na schválení. Manažer schvaluje jen žádosti lidí ze svých skupin a jen s oprávněním Schvalovat absence. Bez něj žádosti vidí, ale bez tlačítek pro rozhodnutí — rozhodne administrátor nebo jiný manažer s tímto oprávněním. Vlastní žádost manažera schvaluje administrátor. Režim Více dní (od–do) vytvoří absenci jen na pracovní dny zaměstnance podle jeho úvazku — víkendy, nepracovní dny a státní svátky přeskočí.

Dvě absence v jednom dni

• Absence + absence: součet absencí v jednom dni nesmí přesáhnout denní úvazek zaměstnance. Půl dne + půl dne je v pořádku; druhou celodenní dovolenou na stejný den aplikace nepřijme a vysvětlí proč. Zamítnuté absence se nepočítají.
• Práce + absence: je dovolená a obojí se sčítá (např. dopoledne práce, odpoledne půl dne dovolené). Když součet přesáhne úvazek, aplikace po uložení zobrazí varování — rozdíl se promítne do přesčasu. Pokud to není záměr, absenci upravte nebo smažte.

Půl dne dovolené

Ve formuláři absence (žádost i přidání adminem) zvolte délku Půl dne — systém sám dopočítá polovinu denního úvazku zaměstnance (4 h při 8h úvazku). Půlden čerpá 0,5 dne z ročního nároku, v týmovém kalendáři se zobrazí jako D½ a v měsíčním reportu jako Dovolená 1/2 dne. Pokud zaměstnanec zbytek dne odpracuje, hodiny se normálně sečtou (práce + půlden = pokrytý den). Volba Jiná délka slouží pro kratší absence (např. 2 h u lékaře).

Změna úvazku a délka absencí

Absence zadaná jako Celý den (nebo Půl dne) si uloží délku podle denního úvazku zaměstnance v okamžiku zadání. Když úvazek později změníte (např. z 8 h na 6 h), už zadané absence se samy nezmění. Den nemoci nebo dovolené pak dál kryje 8 h, ale fond je jen 6 h — rozdíl se propíše do salda jako přesčas (u zvýšení úvazku naopak jako manko).

Jak to srovnat (jen administrátor):

1. V menu Správa → Uživatelé otevřete úpravu zaměstnance
2. U pole Pracovní hodiny za den klikněte na odkaz Srovnat absence s úvazkem (po uložení změny úvazku vám aplikace stejný odkaz nabídne i v hlášce, pokud nějaké absence nesedí)
3. V náhledu uvidíte u každé absence současnou délku, délku po srovnání a dopad na bilanci dne. Vyberte absence, které mají odpovídat aktuálnímu úvazku, a klikněte na Srovnat vybrané absence

• Nic se nemění automaticky — mění se jen absence, které vyberete. Každá změna se zapíše do auditu i s původní délkou.
• Týká se dovolené, nemoci, sick day, lékaře a neplaceného volna. Náhradní volno a absence zadané s vlastní délkou (Jiná délka) se nenabízejí.
• Uzavřené měsíce (uzávěrka) se nemění.
• Aplikace neukládá historii úvazku — srovnává vždy na aktuální úvazek. Pokud se úvazek skutečně změnil v průběhu času, vyberte jen dny od změny.
• U starších absencí, u kterých aplikace neví, zda šlo o celý den, jsou předvybrané jen délky 8:00 a 4:00 (celý a půl dne při výchozím úvazku); jiné delší absence jsou nabídnuté bez předvýběru — ověřte je.
• Pokud se mezi náhledem a potvrzením něco změní (např. úvazek), nic se neuloží a aplikace vás požádá o nový náhled.
• Když upravujete jednotlivou absenci zadanou jako celý nebo půl dne a úvazek se mezitím změnil, formulář vás upozorní, že uložením se délka srovná na aktuální úvazek; původní délku zachováte volbou Jiná délka.

Manažeři a oprávnění

Manažer je uživatel, který spravuje jednu nebo více skupin (oddělení, směny, pobočky). Oprávnění nastavíte jednotlivě — můžete manažerovi dát jen „Zobrazit docházku", nebo plný přístup.

Přiřazení manažera

1. V Správa → Skupiny → vybraná skupina → Manažeři vyberte ze seznamu uživatelů s rolí „Manažer"
2. Klikněte na Přiřadit manažera — manažer dostane ve výchozím stavu plná oprávnění
3. Zaškrtněte oprávnění, která má manažer mít, a uložte

Oprávnění manažera (4 volby)

• Zobrazit docházku — manažer vidí seznam zaměstnanců a jejich záznamy. Bez tohoto skupinu nevidí.
• Editovat docházku — může opravovat čas příchodu/odchodu, mazat duplicity, přidávat ruční záznamy a zadávat absence.
• Schvalovat absence — může čekající žádosti o absenci schválit nebo zamítnout. Bez tohoto je manažer vidí, ale nemůže rozhodnout; rozhodne administrátor nebo jiný manažer s tímto oprávněním.
• Generovat reporty — odemkne PDF/Excel/CSV export za zaměstnance této skupiny.

Nastavení firmy a skupin

Pravidla výpočtu docházky nastavuje administrátor na dvou místech: v Správa → Nastavení firmy (platí pro celou firmu) a v Správa → Skupiny (platí pro zaměstnance dané skupiny). Fond pracovní doby a saldo každého zaměstnance se ale vždy řídí jeho úvazkem — Pracovními hodinami za den a pracovními dny v kartě zaměstnance.

Odečet přestávky na oběd

Po více než 6 hodinách práce předepisuje zákoník práce přestávku na jídlo a oddech, která se do odpracované doby nezapočítává. V Nastavení firmy vyberete, jak s ní aplikace zachází:

• Chytře (výchozí) — přestávka se odečte jen v den, kdy si ji zaměstnanec neodpíchl: nemá odpíchnutou přestávku ani se během dne neodpíchl a nevrátil.
• Neodečítat — odpracovaná doba odpovídá přesně píchnutým příchodům a odchodům.
• Vždy odečíst přestávku — přestávka se odečte v každém dni s více než 6 hodinami práce, pokud v něm není výslovně odpíchnutá přestávka.

Kolik se odečte, určuje Délka přestávky ve skupině zaměstnance (výchozí 0,5 hodiny = 30 minut; 0 = bez automatického odečtu; zaměstnanec bez skupiny 30 minut). Odečet snižuje odpracovanou dobu, a tím i saldo. Dovolenou, nemoc ani jiné absence nekrátí.

Kdy se změna projeví

Změny v Nastavení firmy ani ve skupině se do už spočítaných dnů samy nepropíšou. Uplatní se u dnů, které se přepočítají — po novém záznamu docházky nebo úpravě dne. Otevřené měsíce můžete přepočítat hned v Docházka → Přehled směn tlačítkem Přepočítat směny (přepočítá zobrazené období). Uzavřené měsíce se nemění.

Skupina: standardní délka směny a směnný režim

• Standardní délka směny neurčuje fond ani saldo. Spolu s délkou přestávky slouží jen pro denní sloupec „Přesčas“ v exportu směn a v listu „Detail pracovních dnů“ měsíčního reportu v Excelu, pro upozornění na přesčasy a pro report souladu. Příklad: 8h směna a 0,5h přestávka → denní přesčas se ukáže až nad 8,5 odpracované hodiny.
• Směnný provoz — u každé směny zadáte začátek a toleranci příchodu. Příchod se porovná se směnou s nejbližším začátkem a aplikace upozorní na pozdní (nebo o víc než toleranci dřívější) příchod. Konec směny je jen informativní a směnu zaměstnanci nepřiřazuje.
• Sledovat anomálie přestávek — vypnutím skupiny přestane aplikace hlásit nedostatečnou přestávku (typicky tam, kde si zaměstnanci přestávky nepíchají).

Pokročilá pravidla pro směny (Nastavení firmy)

• Časový práh pro neuzavřené směny (výchozí 18 hodin) — po této době od příchodu bez odchodu ukáže dashboard u zaměstnance stav „Neuzavřená směna“ místo „Přítomen“. Ovlivňuje jen toto zobrazení, ne výpočty.
• Maximální délka noční směny (výchozí 16 hodin) — nejdelší doba mezi příchodem a odchodem, kterou aplikace ještě spáruje jako jednu směnu přes půlnoc. Ve stejném okně najde tlačítko Odejít otevřený příchod z předchozího dne. Změna nepřepočítá starší dny sama.
• Interval detekce duplicitních registrací (výchozí 5 minut) — když zaměstnanec zapíše příchod (nebo odchod) vícekrát během tohoto intervalu, uloží se jen první záznam. Platí pro tlačítka v aplikaci, e-maily z Jablotronu i API.