Časté otázky k docházkovému systému

Docházka.net je moderní cloudový systém pro evidenci docházky zaměstnanců. Umožňuje jednoduchou správu příchodů a odchodů, automatické zpracování docházkových e-mailů, generování reportů a export dat pro mzdové účetnictví.

Docházka.net je určená pro malé a střední firmy, které hledají jednoduché a cenově dostupné řešení pro evidenci docházky. Systém je navržen speciálně pro české prostředí a legislativu.

Nabízíme 14denní zkušební období zdarma pro až 20 uživatelů se všemi funkcemi kromě REST API. Není potřeba zadávat platební kartu. Předplatné (jednotný tarif — jedna cena za uživatele, všechny funkce v ceně) aktivuje administrátor sám v Správa → Fakturace. Bez aktivace se nic neplatí: po skončení zkušební doby je účet 14 dní jen pro čtení a potom má administrátor přístup jen k Fakturaci.

Ne, Docházka.net funguje bez fyzického terminálu. Zaměstnanci se přihlásí do aplikace e-mailem a heslem v prohlížeči (PC, tablet i mobil) a klikají na Přijít a Odejít, nebo využijete existující Jablotron alarm.

Napište nám přes kontaktní formulář na stránce O nás, nebo e-mailem na info@dochazka.net (obchodní dotazy) či podpora@dochazka.net (technická podpora). Odpovídáme zpravidla do 24 hodin v pracovní dny na e-mail, který uvedete.

Jablotron alarmy mohou posílat notifikační e-maily při zadání kódu nebo přiložení čipu na klávesnici. Docházka.net tyto e-maily automaticky zpracovává a převádí na záznamy docházky.

Jak to nastavit:

1. V MyJABLOTRON nastavte zasílání e-mailů při použití segmentů Příchod/Odchod
2. E-maily směrujte do samostatné schránky (např. dochazka@vase-firma.cz)
3. V Docházka.net připojte tuto schránku přes IMAP (Správa → E-mailová automatizace)
4. U zaměstnanců zkontrolujte pole „Jméno v Jablotronu“ (když ho nevyplníte, doplníme ho z jména a příjmení) — podle něj systém záznamy páruje

Registrace zabere pár minut, samotné napojení Jablotronu zhruba 15–30 minut. Podrobný postup je v průvodci nastavením Jablotronu a přehled výhod najdete na stránce Docházkový systém pro Jablotron.

Ne, Docházka.net je 100% cloudová aplikace. Stačí pouze webový prohlížeč a internetové připojení. Funguje na všech zařízeních - počítačích, tabletech i mobilech.

Systém se přibližně každých 5 minut připojí k vašemu e-mailovému účtu přes IMAP protokol a automaticky zpracovává nepřečtené docházkové e-maily. Rozpozná typ události podle názvu segmentu (příchod, odchod, pauza, lékař…), datum, čas a jméno zaměstnance. Zpracované e-maily jsou označeny jako přečtené, nic nemažeme.

E-mailové služby:

• Seznam.cz (v nastavení Seznam Emailu povolte přístup přes IMAP)
• Gmail (vyžaduje heslo aplikace a zapnuté dvoufázové ověření)
• Vlastní IMAP server
• Microsoft 365 / Outlook u většiny účtů přihlášení heslem přes IMAP už nepovoluje — pro docházku doporučujeme schránku u Seznamu nebo Gmailu

Ano, bezpečnost je naší prioritou:

• Veškerá komunikace je šifrována pomocí TLS
• Hesla ukládáme jen jako kryptografický hash (scrypt)
• Přístupová hesla k IMAP schránkám ukládáme šifrovaně
• Databázi pravidelně zálohuje poskytovatel hostingu
• Data každé firmy jsou oddělená, přístup omezují role (administrátor, manažer, zaměstnanec)
• Zpracování dat v souladu s GDPR
• Servery v EU (Railway.app)

Ano, Docházka.net poskytuje REST API pro integraci s dalšími systémy. API klíč vydává na vyžádání podpora; ve zkušebním období API není k dispozici. Dokumentace API je k dispozici zde.

Máme jednotnou cenu pro všechny firmy:

• 39 Kč za uživatele měsíčně, minimálně 290 Kč za firmu měsíčně
• Roční platba: 10× měsíční částka (2 měsíce zdarma) — pokud ji při aktivaci předplatného v aplikaci nevidíte, domluvte ji s podporou
• Větší instalace: individuální nabídka — napište nám

Více informací najdete na naší cenové stránce.

Akceptujeme následující způsoby platby:

• Platební karta (Visa, Mastercard) — automatické platby přes Stripe
• Bankovní převod u roční platby — po individuální domluvě s podporou

Ke každé platbě vystavíme doklad o zaplacení. Všechny ceny jsou konečné — nejsme plátci DPH.

Ano, předplatné můžete zrušit kdykoliv bez udání důvodu. Administrátor ho zruší v aplikaci v sekci Správa → Fakturace → Zrušit předplatné a zrušení potvrdí. Systém zůstane funkční do konce aktuálního fakturačního období a do té doby můžete zrušení vzít zpět tlačítkem Pokračovat v předplatném. Co se děje potom, popisuje otázka Co se stane, když skončí zkušební období nebo předplatné.

• Prvních 14 dní je účet jen pro čtení: všichni se přihlásí a vidí docházku, reporty i exporty, ale nic nového se nezapíše.
• Po 14 dnech má administrátor přístup jen k Fakturaci (může předplatné obnovit) a ke stažení zálohy dat firmy (ZIP); ostatní uživatelé se už nepřihlásí (při přihlášení uvidí hlášku, že je účet pozastavený).
• Data uchováme ještě nejméně 6 měsíců po skončení 14denní lhůty; poté mohou být docházková a osobní data zaměstnanců nevratně smazána. Administrátorům předem pošleme upozornění e-mailem.

Po obnovení předplatného se vše vrátí do plného provozu. Podrobnosti najdete v dokumentaci a v právních informacích.

1. Přihlaste se jako administrátor
2. V menu klikněte na Správa → „Uživatelé“
3. Klikněte na tlačítko „Přidat uživatele“
4. Vyplňte jméno, příjmení a e-mail zaměstnance (zaměstnanec bez e-mailu: zaškrtněte „Zaměstnanec bez přihlášení“)
5. Pokud používáte Jablotron, zkontrolujte v pokročilém nastavení pole „Jméno v Jablotronu“
6. Nechte zaškrtnutou pozvánku e-mailem (zaměstnanec si heslo nastaví sám) a klikněte na „Vytvořit uživatele“

Pro hromadné přidání zaměstnanců použijte tlačítko „Import CSV“.

V menu Správa → Uživatelé klikněte na „Import CSV“ a stáhněte si vzor (CSV pro Excel). Povinné jsou jen sloupce Jméno a Příjmení; e-mail je nepovinný — zaměstnanec bez e-mailu se založí bez přihlášení. V Excelu soubor uložte jako CSV (oddělený středníkem) nebo CSV UTF-8; kódování i oddělovač (středník nebo čárku) rozpoznáme sami. Zaměstnance, kteří už ve firmě jsou, import přeskočí, takže ho lze bezpečně opakovat. Podrobnosti jsou v dokumentaci.

1. V menu otevřete „Reporty“
2. Nahoře vyberte „Měsíc pro všechny reporty“
3. V části „Mzdový export“ klikněte na „Stáhnout CSV“ — soubor se stáhne
4. PDF za každého zaměstnance stáhnete v části „Hromadné reporty (ZIP)“

CSV obsahuje za každého zaměstnance odpracované hodiny, přesčas, absence podle typu, fond a saldo. Mzdová účetní si sloupce namapuje při importu do svého systému.

Administrátor (nebo manažer s oprávněním Editovat docházku) může dodatečně upravit docházku:

• Přidat chybějící odchod
• Upravit časy
• Smazat nesprávné záznamy

Chybějící odchody za posledních 7 dní vidí na dashboardu v kartě „Dnes k vyřízení“. Když od příchodu uplyne víc než 13 hodin, zaměstnanec může znovu kliknout na Přijít.

Normálně tlačítkem Odejít — i po půlnoci systém najde otevřený příchod z předchozího dne, pokud je mladší než 13 hodin (nejdelší směna 12 hodin podle zákoníku práce a hodina rezervy). Po zápisu uvidí potvrzení s časem, např. „Příchod zapsán v 7:02.“

Absence zadaná jako „Celý den“ si uloží délku podle úvazku v okamžiku zadání. Když úvazek později změníte, už zadané absence se samy nezmění a rozdíl se propíše do salda jako přesčas nebo manko.

Administrátor to srovná v Správa → Uživatelé → úprava zaměstnance → odkaz „Srovnat absence s úvazkem“ (u pole Pracovní hodiny za den): v náhledu vybere absence, které mají odpovídat aktuálnímu úvazku, a potvrdí tlačítkem „Srovnat vybrané absence“. Uzavřené měsíce se nemění a každá změna se zapíše do auditu. Více v dokumentaci.

Ano, pokud jejich součet nepřesáhne denní úvazek zaměstnance — například půl dne dovolené a půl dne lékaře. Druhou celodenní absenci na stejný den aplikace nepřijme. Práci a absenci v jednom dni zadat lze, hodiny se sečtou; když součet přesáhne úvazek, aplikace upozorní, že rozdíl půjde do přesčasu. Režim „Více dní“ vytvoří absenci jen na pracovní dny zaměstnance, bez víkendů a státních svátků.

V menu Správa → Stav e-mailů najdete sekci „Nespárovaná jména“. U jména vyberte zaměstnance a klikněte na „Přiřadit“ — zaměstnanci nastavíme „Jméno v Jablotronu“ a uložené události zapíšeme (už zapsané se nezdvojí). Jméno, které nepatří zaměstnanci, skryjete tlačítkem „Skrýt“. Tlačítkem „Načíst teď“ zkontrolujete schránku hned, bez čekání na pravidelnou kontrolu.

Po více než 6 hodinách práce předepisuje zákoník práce přestávku na jídlo a oddech, která se do odpracované doby nezapočítává. Jak s ní aplikace zachází, nastaví administrátor v Správa → Nastavení firmy: „Chytře“ (výchozí — odečte se jen v den, kdy si zaměstnanec pauzu neodpíchl), „Neodečítat“, nebo „Vždy odečíst přestávku“. Odečítá se délka přestávky ze skupiny zaměstnance (výchozí 30 minut, 0 = bez odečtu). Změna se projeví u dnů, které se přepočítají; otevřené měsíce přepočítáte v Docházka → Přehled směn tlačítkem „Přepočítat směny“. Podrobnosti najdete v dokumentaci.

Měsíční saldo, fond pracovní doby a mzdové podklady vycházejí z úvazku zaměstnance — „Pracovních hodin za den“ a pracovních dnů v jeho kartě. „Standardní délka směny“ ve skupině saldo neovlivňuje: používá se jen pro denní sloupec „Přesčas“ v exportu směn a v listu „Detail pracovních dnů“ měsíčního reportu v Excelu, pro upozornění na přesčasy a pro report souladu.