Propojení Jablotron alarmu s Docházka.net

Jak to funguje (krátká verze)

1. Zaměstnanec na klávesnici použije segment Příchod (ráno) nebo Odchod (večer).
2. Jablotron pošle e-mail s názvem segmentu, jménem uživatele a časem na nastavenou adresu.
3. Docházka.net e-mail automaticky zachytí, podle názvu segmentu rozpozná typ a podle jména zaměstnance vytvoří záznam.
4. Vy vidíte v aplikaci kompletní docházku — bez ručního zadávání.

Pozn.: Typ záznamu určuje název segmentu, ne to, zda jde o zajištění či odjištění. Docházka.net rozpozná segmenty Příchod, Odchod, Pauza (oběd/přestávka), Lékař, Dovolená a Neplacené. E-mail obsahuje jen jméno uživatele, název události a čas — žádné bezpečnostní kódy ani čísla čipů.

Dvě cesty propojení

Krok za krokem v MyJablotron

Jako cílovou adresu v kroku 3 zadáte svou vlastní schránku, kterou pak připojíte v Správa → E-mailová automatizace (návod pro Seznam a Gmail je níže).

1. 1

   Otevřete MyJablotron a přihlaste se

   Web: www.myjablotron.com nebo mobilní aplikace MyJABLOTRON (iOS / Android).

   Přihlaste se účtem, který má roli Správce u Vašeho objektu.

2. 2

   Najděte sekci Notifikace

   V hlavním menu vyberte ikonu objektu (Vaše firma), pak:

   Nastavení → Notifikace → E-mail → Přidat příjemce

   V některých verzích aplikace se sekce Notifikace může jmenovat "Upozornění" — vždy je to v Nastavení objektu.

3. 3

   Přidejte novou notifikační adresu

   Klikněte na "Přidat příjemce" (nebo "+") a vyplňte:

   Název: Docházka.net

   E-mailová adresa:
   dochazka@vasefirma.cz Vaše vlastní schránka (např. založená na Seznamu nebo v Gmailu jen pro docházku), kterou pak připojíte v E-mailové automatizaci.

   Po přidání adresy ověřte v MyJablotron, že je příjemce aktivní, a otestujte doručení jednou událostí. V některých verzích může být nutné příjemce potvrdit.

4. 4

   Pojmenujte segmenty a zapněte u nich e-mailové notifikace

   Na klávesnici (sekcích) Jablotronu pojmenujte segmenty přesně podle typu docházky. Docházka.net rozpozná tyto názvy:

   • Příchod (nebo Přišel) → příchod do práce
   • Odchod (nebo Odešel) → odchod z práce

   Volitelně i tyto (evidují se jako odchod s důvodem):

   • Pauza, Přestávka nebo Oběd (přestávka, neplacená)
   • Lékař nebo Doktor (placené)
   • Dovolená (placená), Neplacené

   Číslo za názvem ani diakritika nevadí — „Příchod 1“ funguje stejně jako „PRICHOD“. Po návratu z přestávky nebo od lékaře zaměstnanec použije segment Příchod. Segmenty Dovolená a Neplacené ve výchozím nastavení zapíšou běžný odchod a založí žádost ke schválení na zbytek dne (lze přepnout v Nastavení firmy). Plánovanou dovolenou na celé dny zadávejte v aplikaci jako absenci.

   Typ záznamu určuje název segmentu, ne to, zda se zrovna zajišťuje nebo odjišťuje. Přidejte naši adresu jako příjemce e-mailových notifikací u těchto segmentů.

   Jiné názvy (např. „Služební cesta") do docházky nezapíšeme — uvidíte je ve Stavu e-mailů jako neznámé segmenty. Pokud nemáte přístup do nastavení ústředny, požádejte o pojmenování segmentů svou montážní firmu.

   Ostatní události (test alarmu, výpadek napájení, tísňový poplach) doporučujeme nechat vypnuté — zbytečně zahltí schránku a v docházce nemají smysl.

5. 5

   Uložte konfiguraci

   Klikněte na Uložit v MyJablotron. Od této chvíle bude každá nakonfigurovaná událost odeslána e-mailem na zadanou adresu — obvykle během několika sekund až přibližně minuty (dle Jablotron cloudu, není to garance Jablotronu).

   Vaši schránku kontrolujeme každých 5 minut (jen u aktivního účtu), takže záznam v Docházce se může objevit s tímto zpožděním. Pokud e-mail nedorazí ani po delší době, zkontrolujte historii událostí v MyJablotron a složku se spamem.

6. 6

   Připojte schránku v Docházce

   V Docházce otevřete Správa → E-mailová automatizace a vyplňte údaje schránky:

   Seznam.cz

   • Server imap.seznam.cz, port 993, SSL zapnuté
   • Heslo: heslo k e-mailu
   • Nejdřív v nastavení Seznam Emailu povolte přístup přes IMAP, jinak Seznam přihlášení odmítne.

   Gmail

   • Server imap.gmail.com, port 993, SSL zapnuté
   • Heslo: heslo aplikace, ne běžné heslo — vyžaduje zapnuté dvoufázové ověření účtu Google.

   Microsoft 365 / Outlook

   • Server outlook.office365.com, port 993, SSL zapnuté
   • Microsoft přihlášení heslem přes IMAP u většiny účtů už nepovoluje. Když přihlášení selže, použijte pro docházku schránku u Seznamu nebo Gmailu.

   Zaškrtněte Zapnout automatické načítání docházkových e-mailů a klikněte na Ověřit a uložit. Aplikace se ke schránce hned zkusí připojit; když se to nepovede, vysvětlí proč a poradí, co s tím (např. povolit IMAP u Seznamu nebo použít heslo aplikace u Gmailu). Bez zaškrtnutí se připojení jen ověří a uloží, ale e-maily se nenačítají.

   Zpracováváme nepřečtené zprávy ve složce Doručená pošta a po zpracování je označíme jako přečtené (nic nemažeme) — i ty, které s docházkou nesouvisejí. Proto pro docházku používejte samostatnou schránku a docházkové e-maily v ní ručně neotevírejte. Zprávu, která spadla do spamu, přesuňte do Doručené pošty a označte jako nepřečtenou.

   Doporučujeme vyplnit i Povolení odesílatelé docházkových e-mailů: adresu, ze které Jablotron odesílá, najdete v hlavičce „Od“ prvního doručeného docházkového e-mailu. E-maily od jiných odesílatelů se pak do docházky nezapíší — adresu proto opište přesně.

7. ✓

   Ověřte v Docházce

   V aplikaci jděte na Správa → Stav e-mailů (dostupné administrátorovi). Uvidíte tam:

   • stav připojení — kdy se schránku naposledy podařilo načíst, nebo srozumitelnou chybu s radou;
   • tlačítko Načíst teď — schránku načte hned, nemusíte čekat na další kontrolu;
   • Poslední záznamy z e-mailů — docházku, která se z e-mailů už zapsala;
   • Nespárovaná jména — jména z alarmu, ke kterým jsme nenašli jednoznačně žádného aktivního zaměstnance (jejich docházka se zatím nezapsala). Vyberte zaměstnance a klikněte na Přiřadit — nastavíme mu „Jméno v Jablotronu“ a uložené události zapíšeme. Jméno, které nepatří zaměstnanci (např. servisní technik), skryjete tlačítkem Skrýt;
   • Neznámé segmenty — názvy segmentů, které neumíme přiřadit k typu záznamu.

   Tip: otestujte každý segment zvlášť (Příchod, Odchod…) — pokud se brzy objeví odpovídající záznamy v Docházce, vše funguje. Dvě události stejného typu u jednoho zaměstnance v kratším odstupu, než je Interval detekce duplicitních registrací v Nastavení firmy (výchozí 5 minut), bereme jako jednu. Odchod, Pauza, Lékař, Dovolená i Neplacené jsou přitom všechny odchody — mezi testovacími událostmi stejného typu proto nechte aspoň tento odstup.

Jak párujeme e-maily se zaměstnanci

Jablotron v e-mailu uvádí jméno uživatele, který segment použil (např. „Příchod, uživatelem Novák Jan"). My ho automaticky najdeme v Docházce podle pole „Jméno v Jablotronu" u zaměstnance.

Párování je tolerantní — nevadí velikost písmen, diakritika ani pořadí jména a příjmení („Novák Jan" v alarmu se spáruje i s „Jan Novák" v Docházce). Stačí, aby šlo o stejné jméno a příjmení. Pozor jen na přezdívky či zkratky v alarmu (např. „Novak J.“) — ty je potřeba zadat do „Jméno v Jablotronu“ doslova.

Párujeme jen na aktivního zaměstnance a jen jednoznačně — když by jménu odpovídali dva zaměstnanci, záznam se nezapíše a jméno uvidíte mezi nespárovanými ve Stavu e-mailů. Proto aplikace nedovolí uložit dvěma zaměstnancům stejné „Jméno v Jablotronu“.

Po registraci ho nastavíte v menu Správa → Uživatelé.

Časté otázky